Die Hochschul-Informations-System eG (HIS) ist Inhaberin sämtlicher gewerblicher Schutz- und Urheberrechte an der Software sowie der dazugehörenden Benutzerdokumentation. Die Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes gelten auch dann, wenn die nach § 69a Abs. 3 UrhG erforderliche Schöpfungshöhe nicht erreicht ist. Hinweise auf Urheberrechte oder auf sonstige gewerbliche Schutzrechte, die sich auf oder in der Software befinden, dürfen weder verändert, beseitigt noch sonst unkenntlich gemacht werden. Die Nutzung der Software unterliegt den Bestimmungen des jeweils aktuellen Nutzungs- und Supportvertrages. Die Reproduktion oder der Weitervertrieb der Software außerhalb der Bestimmungen des Nutzungs- und Supportvertrages ist ausdrücklich gesetzlich verboten und kann schwere zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Zuwiderhandlungen werden im größtmöglichen Umfang verfolgt. Ohne Einschränkungen bezüglich des vorher gesagten ist das Kopieren oder Reproduzieren der Software auf einem anderen Server oder an anderer Stelle mit dem Ziel einer weiteren Reproduktion oder eines Weitervertriebs ausdrücklich verboten. Der Nutzer darf die Software weder vermieten noch verleihen. Der Nutzer darf die Software weder zurückentwickeln (Reverse Engineering), dekompilieren noch disassemblieren. Im Übrigen bleiben §§ 69d, 69e UrhG unberührt. Gewährleistung besteht für die Software lediglich in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Support- und Nutzungsvertrages. HIS macht keine Zusicherungen im Hinblick auf die Fehlerfreiheit der Ergebnisse, die aus einer Nutzung der Software resultieren. Die in der Software verwendeten Fotos, Icons und Grafiken sind urheberrechtlich geschützt. Die Verwendung dieser Werke außerhalb der Software, insbesondere, jedoch nicht darauf beschränkt zu gewerblichen Zwecken ist untersagt. Hiervon ausgenommen ist die Nutzung durch aufgrund laufender Überlassungsverträge zur Nutzung der Software berechtigte Vertragspartner der HIS eG in Form von Screenshots aus der Software zu deren Verwendung im Rahmen von Tutorials/Anleitungen und Schulungen für die Softwarenutzer.
Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der elektronischen Datenverwaltung für Studierende sowie Bewerberinnen und Bewerber
Die elektronische Datenverwaltung für Studierende sowie Bewerberinnen und Bewerber an der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg) bietet einen bequemen und sicheren Service für alle Benutzerinnen und Benutzer, insbesondere trifft dies auf die Onlineverfahren mit ihrem sicheren Zugang zu den Selbstbedienungsfunktionen der Hochschule zu.
Die zugrundeliegenden Datenbanken heißen SOSPOS und HISinOne, deren Module die folgenden Verfahren bearbeiten:
• HISinOne 2018.06 Modul APP (Bewerbungsverfahren) • HIS-GX 19.0 Modul SOS (studentische Datenverwaltung: insbesondere für Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation) • HIS-GX 19.0 Modul POS (Prüfungsdatenverwaltung).
Außerdem ist für einen Studiengang das Modul LSF (Lehre Studium Forschung) mit der entsprechenden Datenbank im Einsatz, um die Lehrveranstaltungsverwaltung zu realisieren.
Die Datenbanken und die Module werden von der HIS eG entwickelt und ausgearbeitet.
Bei den vorgenannten Verfahren handelt es sich um die verfahrensmäßige Umsetzung von Aufgaben, die die HAW Hamburg aufgrund gesetzlicher Bestimmungen wahrzunehmen hat. Die wichtigsten Rechtsvorschriften dafür sind die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Hamburgische Hochschulgesetz (HmbHG).
Im Rahmen dieser Verfahren werden die personenbezogenen Daten der einzelnen Studierenden sowie der einzelnen Bewerberin oder des einzelnen Bewerbers elektronisch verarbeitet. Dies bedeutet, dass Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, z.B. der Name Anschrift, Telefonnummer und Geburtsdatum erhoben, erfasst, organisiert, gespeichert, angepasst oder verändert, ausgelesen, abgefragt, verwendet, durch Übermittlung offengelegt, verbreitet oder eine andere Form bereitgestellt, abgeglichen oder verknüpft, eingeschränkt gelöscht oder vernichtet werden können.
2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Datenerhebung ist die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg, vertreten durch den Präsidenten, Berliner Tor 5, 20099 Hamburg, Tel. 040-42875-0, E-Mail info@haw-hamburg.de
3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Behördliche Datenschutzbeauftragte Berliner Tor 5, 20099 Hamburg Datenschutz@haw-hamburg.de 04042875 9042
4. Zwecke und Rechtsgrundlage der elektronischen Datenverwaltung für Studierende sowie Bewerberinnen und Bewerber
4a) Zwecke der Verarbeitung
Die HAW Hamburg verarbeitet im Rahmen der elektronischen Datenverwaltung für Studierende sowie Bewerberinnen und Bewerber personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
4b) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Personenbezogene Daten im Rahmen dieses Verfahrens werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO i. V. m. § 111 Absatz 1 Hamburgisches Hochschulgesetz verarbeitet. Welche personenbezogenen Daten für welche Zwecke verarbeitet werden dürfen, ergibt sich aus der dafür erlassenen Satzung der Hochschule zur Verarbeitung personenbezogener Daten.
Die Aufzählung der personenbezogenen Daten und der Aufgaben, für die sie verarbeitet werden dürfen, z.B. Zulassung, Immatrikulation und Rückmeldung, ergibt sich aus der Anlage 1 zu der oben genannten Satzung. Die Aufzählung ist vollständig und abschließend. Dies bedeutet, dass personenbezogene Daten für Aufgaben, die nicht in der Anlage 1 aufgeführt sind, nicht verarbeitet werden dürfen.
5. Prüfungsdatenverarbeitung/Quelle der Daten
Die HAW Hamburg verarbeitet personenbezogenen Daten, die sie im Rahmen um die Bewerbung um einen Studienplatz oder im Rahmen des Studiums von den Bewerberinnen und Bewerben bzw. Studierenden erhält.
Weiter werden der HAW Hamburg die von Ihnen im Rahmen des Zulassungsverfahrens über hochschulstart.de gemacht wurden, für eine Bewerbung an der HAW Hamburg zur Verfügung gestellt. Im Rahmen einer abgegebenen Bewerbung werden Antragsdaten für die Studienplatzvergabe an hochschulstart.de übermittelt.
Bei Nutzung der Leistungsverbuchung werden von der Prüferin / vom Prüfer und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Prüfungsämter die Bewertungen und das Bewertungsdatum der jeweiligen Prüfung verarbeitet.
Beim Ausführen der Dienste (Anmeldung zu den Prüfungen, Abmeldung von den Prüfungen, Verbuchen von Leistungen) ein entsprechender Eintrag in die Logdatei der Anwendung, aus welcher der jeweilige Nutzer, das Datum und die Uhrzeit der Transaktionen als auch die Änderung in der Datenbank hervorgeht. Auch diese gespeicherten Daten werden ausschließlich zur Dokumentation/Revision sowie der Nachverfolgung von Fehlern verwendet.
Eine Archivierung erfolgt nach § 19 Abs. 2 der Aktenordnung für die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg.
6. Empfänger von personenbezogenen Daten
Innerhalb der HAW Hamburg erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der unter 4a) genannten Zwecke benötigen. Auch von der Hochschule eingesetzte Auftragsverarbeiter können Zugriff auf die erhobenen Daten haben, soweit dies für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist. Dies sind z. B. IT-Dienstleister. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der Hochschule erfolgt nur, soweit gesetzliche Vorschriften dies gebieten oder durch den Betroffenen in die Weitergabe eingewilligt wurde.
7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre im Rahmen des Zulassungsverfahrens erhobenen Daten werden für ein Jahr nach Ablauf des Bewerbungssemesters gespeichert, soweit diese Daten nicht für die Immatrikulation benötigt werden oder in der Aktenordnung eine abweichende Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist. Alle anderen Daten der Anlage 1 der Satzung über die Erhebung personenbezogener Daten werden, soweit es sich nicht um die dort als hochschuleigene Archivdaten bezeichneten Daten handelt, grundsätzlich für fünf Jahre nach der Beendigung des Studiums gespeichert, sofern sie nicht mehr zur Erfüllung von Aufgaben der Hochschule erforderlich sind. Der Zeitpunkt der Beendigung des Studiums ist in der Regel die Exmatrikulation. Die in der Anlage 1 als hochschuleigene Archivdaten bezeichneten Daten sind nach Ablauf von 60 Jahren zu löschen. Die Daten ehemaliger Hochschulmitglieder nach § 8 der Satzung über die Verarbeitung personenbezogener Daten werden gelöscht, wenn die oder der Betroffene es verlangt oder wenn der Hochschule ihr oder sein Versterben mitgeteilt wird. Alle übrigen Daten sind zu löschen, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
8. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen anlässlich der Verarbeitung personenbezogener Daten folgende Rechte zu:
Zur Geltendmachung der unter a) bis d) genannten Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten.
9. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Studienbewerberinnen und Studienbewerber, Studierende, Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten sind verpflichtet, der Hochschule für die in der Anlage 1 genannten Verwaltungsaufgaben die dort jeweils zugeordneten personenbezogenen Daten mitzuteilen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 111 Absatz 1 HmbHG.
Die Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg benötigt Ihre Daten zur Studierendenverwaltung.
11. Sonstiges
a) Protokolldaten
Es werden für systembezogene Zwecke und zur Störungsanalyse Protokolldaten der jeweiligen Nutzung gespeichert. Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver temporär in einer Logdatei aufgezeichnet:
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
b) Cookies
Wir setzten auf unseren Internet-Seiten so genannte Cookies ein, um web-basierten Applikationen die Möglichkeit zu geben, den Status eines Online-Besuches zu verwalten und eine reibungslose Navigation zwischen den einzelnen Diensten und Inhalten auf der Website zu ermöglichen. Cookies werden auf der Festplatte Ihres Computers abgespeichert und richten dort keinen Schaden an. Ein Cookie ist eine kleine Datendatei, die von dem Webserver auf Ihrem Computer übertragen wird, sofern Sie auf unseren Seiten surfen. Ein Cookie enthält nur Informationen, die wir selbst an Ihren Rechner senden – private Daten lassen sich mit einem Cookie nicht auslesen. Wenn Cookies von Ihnen akzeptiert werden, haben wir keinen Zugriff auf Ihre persönlichen Informationen. Individuelle Nutzerprofile werden nicht angefertigt. Wir können aber mit Hilfe der Cookies Ihren Computer identifizieren.
Die meisten Browser akzeptieren Cookies standardmäßig. In den Sicherheitseinstellungen können Cookies zugelassen oder verboten werden. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können. Wenn Cookies verboten werden, so stehen unter Umständen bestimmte Features auf unseren Seiten nicht zur Verfügung und einige Webseiten werden möglicherweise nicht richtig angezeigt.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
c) E-Mail-Sicherheit
Kommunikation via E-Mail kann Sicherheitslücken aufweisen; beispielsweise können E-Mails auf ihrem Weg an die Mitarbeiter der HAW Hamburg von versierten Internet-Nutzern aufgehalten, eingesehen und verfälscht werden. Bei E-Mails mit schutzwürdigem Inhalt empfehlen wir deshalb dringend, diese zu verschlüsseln.
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, so wird Ihre E-Mail-Adresse nur für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. Falls Sie eine Beantwortung per E-Mail nicht wünschen, müssen Sie ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation verweisen.
